向中国供应商付款前应做的五项核查

我们经手的供应商纠纷，多数在支付第一笔定金时本可避免。靠的不是更会看人，与您接洽的人通常确实和看上去一样和气。这些纠纷源于跳过了五项枯燥的核查，它们都基于中国官方的企业登记与法院记录，合起来通常只需要懂中文的人花几个工作日就能完成。

1. 发票上的公司，是不是您一直在谈的那家公司？

这是最常见的发现。您参观过工厂，交换过名片，也和一位销售经理谈妥了条件。等发票寄来，开票方却是另一个名字的贸易公司，有时还注册在另一个省。这本身未必是欺诈：贸易中间商是中国出口的正常环节，一家工厂常常出于税务或资质原因，通过关联或非关联的贸易公司出货。但它改变了谁对您负有交货义务、谁受您谈定条款的约束，以及出问题时您要起诉谁。

请索取中文营业执照，逐字核对登记名称与发票、合同上的名称是否一致。再与中国官方的企业登记信息核对。销售简报上的英文名称没有任何登记记录，也证明不了任何事情。

2. 这家公司是否仍然存续，状态如何？

同一系统可以查到登记状态、是否因未按时年报或在登记地址无法联系而被列入经营异常名录，以及是否已被注销。也能看到注册资本，而且随着2024年公司法修订收紧了实缴期限，实缴情况也越来越具有参考价值，这在一定程度上说明了万一纠纷走到强制执行阶段，实际能追回多少。

被列入经营异常名录的公司未必不诚实，但说明它连基本的信息申报都没有维持好，这从一个侧面反映了它在纠纷中需要回应时会怎样表现。

3. 它是否有资质经营您所采购的业务？

登记的经营范围说明了这家公司向监管部门申报的业务内容。根据《民法典》，合同并不会仅仅因为卖方的经营活动超出登记范围就当然无效，所以这并不是有时被渲染的那种会导致合同失效的风险。真正的风险更窄、也更具体：需要专门许可或审批的业务，例如食品、化学品、医疗器械，以及部分金融或跨境服务，如果对方实际上无权销售其所开票的内容，可能让您拿不到有效的增值税发票，或者拿不到您自己清关所依赖的进口单证。

4. 法定代表人是谁，还关联着什么？

法定代表人在中国公司法下是一个具体角色，不是荣誉头衔，并伴随个人层面的后果：一家被强制执行公司的法定代表人可能被列入限制高消费名单，无法乘坐飞机商务舱、入住部分酒店，也不能送子女就读收费学校，这对促成和解是很强的现实压力。以同一自然人在官方记录中检索其他公司，常常能在付款前发现一个值得留意的规律：一连串设立后被弃置的主体，或者已有的被执行记录。

5. 是否已有诉讼或被执行记录？

裁判文书与执行状态，可以在中国官方的法院记录中查询，其中列有失信被执行人名单。一家已经在这份名单上的供应商，等于提前而且免费地告诉了您，一旦交易出问题，您自己的追偿前景会是什么样子。

付款前应索取的材料

一份简短的材料清单，不用正式核查就能让大部分情况浮出水面：中文营业执照、法定代表人证件复印件，以及一个登记在发票公司名下、而非个人或第三方名下的银行账户。凡是拒绝提供这些材料中任何一项的供应商，通常已经给出了答案。

这些都不需要任何人出差。由懂中文的人来做，五项核查合起来只需几天，成本只是一笔典型定金的很小一部分。如果核查在付款前发现了问题，或者定金已经付出而事情出了差错，供应商尽职调查和中国商业纠纷解决正是针对这种情形设计的两项服务。令人尴尬的事实是：这些核查几乎总是比省略之后那场谈话更便宜。